LOGÍSTICA COMERCIAL

Unidad 1, 2, 3 y 4 Paso 6 

Elaborar Informe sobre la Gestión Logística de la empresa

Jhon Faber Giraldo Jiménez - 71315104

GRUPO:

102601_22

TUTORA DE CURSO:

Gloria Nancy Duitama

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MEDELLIN

2017

INTRODUCCIÓN

La Logística comercial, ha sido y será uno de los pilares fundamentales para el cumplimiento de los fines de las empresas desde el ámbito administrativo, así pues, se hace estrictamente necesario conocer aspectos relacionados con la misma, con el fin de que al interior, se ejecute de una mejor manera el trabajo de aprovisionamiento, almacenamiento y distribución.

Este trabajo se realiza con el fin de hacer un informe logístico, donde se relacionen conceptos analizados en la Gestión de Aprovisionamiento, Almacenamiento y Distribución para la empresa “El Dulce del Día”, ya que el Gerente Financiero ha encontrado falencias en diferentes procesos de la empresa y requiere un plan logístico con prioridad para mejorar la calidad, el producto y el servicio de la misma, ya que busca  posicionarse en el mercado y mejorar los puntos de venta ya existentes. 

OBJETIVO GENERAL

Elaborar un informe logístico donde se mencionen aspectos relacionados con la Gestión de Aprovisionamiento, Almacenamiento y Distribución, de acuerdo a la información obtenida y el análisis efectuado a la empresa “El Dulce del Día”.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar la descripción del sistema logístico de la empresa "DULCE DEL DÍA", en los subprocesos de Aprovisionamiento, almacenamiento y distribución, indicando su Planificación, organización y ejecución.

Identificar el recurso humano necesario para implementar el sistema logístico en la empresa "DULCE DEL DÍA".

Analizar el Impacto ambiental generado como consecuencia del desarrollo de las operaciones logísticas de la empresa.

Proponer estrategias para la creación y/o mejoramiento del sistema de gestión logística, en cada uno de sus eslabones principales. 

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Individual

El Estudiante se remite a los productos construidos en la Unidad 2, 3 y 4, basados en la estrategia de aprendizaje Empresa DULCE DEL DÍA y realiza un informe con los siguientes elementos:

a. Datos básicos de la empresa

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa	El Dulce del Día
Ubicación	Villeta - Cundinamarca
Objeto social	Producción y comercialización de panela
Experiencia en la actividad	2 años
Situación financiera	Buena
Puntos de venta	Villeta, Funza, Central de abastos de Bogotá, un cliente en Estados Unidos
Objetivos	Ampliación de cobertura de puntos y ventas
Capacidad de producción	44.800 kg al mes
Problemática Mayor	Falta de un sistema logístico definido a nivel de la empresa
Posibles soluciones	Implementación de un sistema logístico en el cual se definan las actividades relacionadas con la planeación, organización y ejecución de los subprocesos contenidos en las funciones logísticas de aprovisionamiento, almacenamiento y distribución.

b. Descripción del sistema logístico en los subprocesos de Aprovisionamiento, almacenamiento y distribución, esta descripción debe ser detallada, indicando su planificación, organización y ejecución.

La empresa EL DULCE DEL DÍA,  se ha enfocado en producir y ha olvidado definir un sistema logístico, por lo que le genera dificultades en su normal desarrollo, se han detectado falencias en la adquisición de la materia prima y entrega del producto, además está creando costos significativos y pérdida de clientes.

Teniendo en cuenta que el gerente de la empresa “El Dulce del Día”, requiere que mediante un informe se le explique claramente en que consiste el sistema logístico sugerido, se procede a emitir el siguiente, de acuerdo a los criterios que a continuación se señalan:

Gestión de Aprovisionamiento

 El subproceso de aprovisionamiento implica la observancia de una serie de requisitos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa; en esta primera instancia se ha verificado que la empresa ha venido presentando fallas en la adquisición de materia prima, siendo esta una gran desventaja, pues de entrada, se están ocasionando  pérdidas debido a que se infiere que se está comprando la materia prima que no es la requerida para la producción, o en su defecto, la cantidad que no corresponde a los pedidos efectuados por los clientes. Este es el primer escollo a analizar durante la elaboración del presente informe.

Ahora bien, entrando en detalle, durante la consolidación del presente informe, se tendrán en cuenta las hojas de trabajo debidamente diligenciadas, las cuales servirán de insumo para garantizar que los subprocesos operen conforme a lo establecido; así pues, aplicando este a la gestión de aprovisionamiento, en primera medida se debe planificar el tema de las compras y proveedores, en razón a que se está volviendo un tema neurálgico y requiere toda la atención del caso.

Bajo esta premisa, se deben definir los siguientes criterios: ¿Dónde comprar?, ¿A quién comprar?, ¿En qué condiciones comprar? y ¿Cómo comprar?, después de resolver estos interrogantes se procederá a contratar el proveedor que ofrezca a la empresa insumos con los más altos estándares y a un precio conveniente, además que los entregue en las fechas y condiciones pactadas, previa organización de un cronograma que servirá como guía para evitar contratiempos. 

Con relación a los stocks, se debe realizar un inventario de los bienes actuales y su estado, buscando con ello, hacer un manejo exhaustivo de este material, manteniendo la disponibilidad de elementos, permitiendo entonces organizar, planificar y controlar la materia prima existente que pertenece a la empresa.

Es importante buscar proveedores que ofrezcan la calidad y la cantidad necesitada para operar, por lo cual Incauca,  Manuelita, Ingenio Risaralda, Providencia y Riopaila, pueden ser alternativas aplicadas a este caso.

Para que esta gestión sea un éxito, se deben manejar los siguientes aspectos:

Planificación: Comprar y aprovisionar en un 100%  los insumos, materiales, elementos, materias primas requeridas para la elaboración de la Panela y que la empresa el DULCE DEL DÍA, pueda cumplir con las ventas requeridas y/o proyectadas, y a tiempo, asimismo explorar alternativas de negocio con aquellos proveedores que ofrezcan las mejores oportunidades en el mercado, con  productos de excelente calidad, a precios razonables.

 Organización: Se deberá contar con personal altamente capacitado para cumplir con esta tarea, para ello, la empresa debe disponer de capacitaciones constantes en este sentido, retroalimentaciones desde las cuales se busque incentivar al personal a trabajar de la mejor manera, organizarlos como equipo de trabajo, con unas metas cuantificables y medibles, donde los objetivos se puedan lograr.

  Ejecución: Para la ejecución de las actividades previstas en esta fase, se requiere contar con el presupuesto necesario para efectuar las compras, las revisiones de los insumos una vez adquiridos y la solicitud de garantías frente a posibles anomalías presentadas.  

Gestión de Almacenamiento

La empresa Dulce del Día cuenta con una planta con: Sección de materias primas, sección de fabricación y bodega, administración, vestir y baños. En este sentido, se propone al Gerente de la misma, hacer una verificación de los elementos que figuran en estas secciones, a fin de concretar si cumplen o no con las características y estándares para el bodegaje, en este orden de ideas, se planeará la realización de una auditoria, en la cual se cruce información real sobre las existencias de la empresa y su debida ubicación; para ello se dispondrá de un plazo no menor a un mes, para evacuar esta diligencia; siendo este un tiempo prudente para verificar novedades y elaborar los planes de trabajo para subsanarlas.

Culminada esta intervención, se procederá a organizar de forma correcta el stock existente, garantizando que las mercancías existentes se conserven y exista un control exhaustivo, con relación a estos inventarios.

Para la preparación de pedidos se dispondrá de un grupo de personas que de forma constante, efectúen controles de calidad al producto, tarea que deberá ejecutarse cumpliendo con las normas sanitarias estipuladas por entidades del orden nacional como el INVIMA y que requieren de una supervisión constante, esta tarea será planeada, organizada y ejecutada por el Director de Departamento de Logística y Jefe de Bodegas, quienes en últimas son las personas más idóneas que vigilarán el cumplimento de estas operaciones.

Posterior a esta tarea, se entrarán a ejecutar acciones tendientes a garantizar que el embalaje del producto (panela), sea acorde con las especificaciones técnicas aplicadas al mismo; para ello, se tiene planeado hacer una verificación sobre las etiquetas, stickers y demás, con las cuales se distingue el empaque, además del cumplimiento de los estándares internacionales, para el caso de la cantidad que se distribuye hacía los Estados Unidos. 

Con relación a las zonas del almacén, se ejecutarán una serie de adecuaciones que permitan generar amplitud, para tal efecto, se plantea la alternativa de la zona de recibo, donde llega el producto terminado, para posteriormente almacenar con una revisión de calidad, la zona de almacenamiento, donde está el producto, la zona de picking, en donde se hace el alistamiento de los pedidos que van para cada cliente y región específica, la zona de verificación, que corresponde al lugar donde se hace la respectiva revisión de los pedidos que se van a despachar y la zona de despachos. Estas serán organizadas y dirigidas por el Jefe de Bodegas, con supervisión del Director de Departamento de Logística.

Planificación: Garantizar que en el 100% del área de almacén se distribuya la materia prima y los insumos necesarios para la operación de la empresa, asimismo garantizar que las unidades acumuladas en las bodegas de la empresa, tengan un inventario acorde al sistema logístico que se pretende implementar.   

 Organización: Se deberá tener un control de ingreso y salida de la materia prima y la producción trabajando de la mano con el área logística o stock, para dar un informe al área de compras solo que se va agotando para no llegar a la inexistencia, y estos realicen el proceso para proveer la empresa de  todas  materias primas o los suministros requeridos para provisionar el área de producción. 

  Ejecución: Para la ejecución de las actividades previstas en esta fase, se deben adecuar las zonas destinadas para que la empresa entre en operación en su totalidad; se deben disponer los sitios que van a ser utilizados para el almacenamiento, previendo aquellos lugares, que por sus características, pueden cumplir varias funciones. 

Gestión de Distribución

Para garantizar que el producto (panela), llegue sin problemas al consumidor final, la empresa maneja tres puntos de venta - en los municipios de Villeta, Funza y la ciudad de Bogotá y un cliente en los Estados Unidos-, lo cual ha garantizado que la entrega sea efectiva, pues estos bienes de consumo, se comercializan bajo el esquema productor – consumidor y para el caso del cliente en los Estados Unidos, utilizando intermediarios como agentes de ventas.

A continuación se presentan los volúmenes de producción y los sitios de distribución de los mismos:

Ventas mensuales Punto de Venta	Kg	Toneladas
Villeta	5000	5
Funza	5000	5
Bogotá	20800	20 y 800 kg
Estados Unidos	10000	10

Visto lo anterior, la empresa debe planear la adquisición de vehículos tipo camión para el transporte del producto; dado que al hablar de costo - beneficio, este medio de transporte, ofrece la posibilidad de cubrir las rutas actuales de distribución, llevando consigo gran cantidad de volumen. Es de anotar, que la empresa contará con una base de datos en las cuales se relacionen todos los vehículos implicados en las operaciones; las rutas a cubrir con estos; los planes de contingencia y la cantidad del producto transportado, estimando que la ejecución de esta actividad deberá ser de forma permanente.    

Planificación: Garantizar que en el 100% de los pedidos sea entregado, utilizando para tal fin los canales de distribución que se han establecido para la empresa.

 Organización: Se deberá disponer del componente de movilidad que garantice que la entrega de pedidos se realice en las zonas y fechas establecidas, se deberán elaborar los planes de contingencia que permitan salir avantes ante posibles novedades relacionadas con el canal de distribución del producto. 

  Ejecución: La ejecución de las actividades de este tipo se realizarán por parte de personal que conozca las rutas, expertos en el conocimiento de vehículos, no solamente en la conducción, sino también en la parte de mantenimientos preventivos que requieren estos automóviles, además de la seriedad con la que deberán afrontar este tipo de tareas.

 A continuación les comparto un video extraído de youtube, el cual nos habla sobre las tendencias logísticas al año 2020 y las acciones que a nivel de empresas, se pueden emprender, para garantizar que los procesos de logística y abastecimiento sean un éxito.

c. Recurso Humano necesario para implementar el sistema logístico en DULCE DEL DÍA.

El recurso humano requerido para la implementación del sistema logístico puede definirse de la siguiente manera:

·         Gerente General

·         Gerente de Ventas

·         Directores de recursos humanos, de compras, de logística

·         Las secretarias de los departamentos 

·         El contador de la empresa

·         Jefe de bodegas

·         Jefe de control de producción

·         Personal como cajeras, recepcionistas que atiendan en los puntos de despacho

·         Operarios de producción

·         Operarios de transporte

·         Servicios de vigilancia privada

·        El personal de contratistas que deban vincularse temporalmente a la empresa, de acuerdo a las necesidades y modelo de operación de la misma 

e. Impacto ambiental

El medio ambiente está conformado por la estrecha interrelación de los conjuntos de factores geofísicos, bióticos, económicos, sociales, culturales y estéticos; interrelación que constituye el entorno de desarrollo del ser humano, pero limitando y condicionando su comportamiento para el alcance a una determinada calidad de vida.

Ortega y Rodríguez (1.997) identifican la evaluación ambiental como el procedimiento técnico jurídico – administrativo, empleado para la toma de decisiones relacionadas con actividades con repercusión sobre el medio ambiente, regulado por la legislación vigente.

Técnicamente el impacto sobre el entorno tiene su origen en una causa, que puede ser en nuestro caso un proyecto de producción, que genera una perturbación (alteración) positiva o negativa a los componentes del medio ambiente y cuyo impacto se comprende mediante la valoración de la afectación.

La producción panelera y sus precios presentan variaciones estacionales y variaciones cíclicas. Las variaciones estacionales en la producción generalmente están asociadas a factores climáticos, de lluvias, y a algunos factores económicos debido a la competitividad en el uso de mano de obra entre la elaboración de panela y otras actividades agrícolas, los cuales afectan los precios en el corto plazo. De esta forma, en los meses de lluvia, normalmente hay una tendencia a realizar las siembras de caña, incrementándose en forma relativa la oferta de panela y disminuyendo los precios. De otro lado, debido a que el cultivo de la caña panelera coincide muy frecuentemente con las zonas cafeteras, se ha observado que en épocas de cosecha cafetera disminuye el número de moliendas por el desplazamiento de trabajadores a la recolección del grano, disminuyendo simultáneamente la oferta de panela y aumentando su precio. Las variaciones cíclicas de la producción y de los precios son debidas a factores climáticos y a otros de carácter eminentemente económico.

Desde el punto de vista de sostenibilidad ambiental, a pesar de las múltiples ventajas de la caña, un impacto indeseable de la agroindustria panelera es el consumo de grandes cantidades de leña y de llantas usadas como combustible en la elaboración de la panela para la evaporación del agua presente en los jugos de la caña, debido a la ineficiencia energética de las hornillas adicionales. De igual manera el artículo científico de CORPOICA “La agroindustria rural de la panela en Colombia”, expresa que: “Se estima que en las regiones de menor desarrollo tecnológicos e utilizan hasta tres toneladas de leña por tonelada de panela, generándose graves problemas de deforestación y erosión de suelos. Por otra parte, en zonas en donde no abunda la leña se queman llantas usadas, las cuales, en el proceso de combustión emanan gases azufrados y partículas que afectan el medio ambiente y la salud de los trabajadores y aún de los animales en las faenas de la molienda de la caña.”

f. Conclusiones 

Al realizar un informe de gestión, se pueden observar varios procesos, en este caso podemos analizar las falencias u fortalezas que se deben manejar por parte de una empresa en las operaciones de aprovisionamiento, almacenamiento y distribución, concluyendo con este documento sobre la interpretación de aspectos importantes en los sistemas logísticos como los ya enunciados, siendo del resorte de la empresa “EL DULCE DEL DÍA”, conocer sus pormenores.

BIBLIOGRAFIA

Debitoor. ¿Qué es un canal de distribución?. Recuperado de https://debitoor.es/glosario/definicion-canal-distribucion

Gestión de Stock: Costes de adquisición y mantenimiento. (2012) disponible en http://www.alfonsoarea.com/2012/06/gestion-de-stock-costes-de-adquisicion-y-mantenimiento/

Lobato, F., & Villagrá, F. (2010). Gestión logística y comercial. Páginas 6-160.  Madrid, ES: Macmillan Iberia, S.A..  Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=7&docID=10804101&tm=1481142957460

Mora García, L. A. (2008). Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos.  Página 39 -116. Bogotá: Ecoe ediciones. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2051/login.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=478470&lang=es&site=ehost-live&ebv=EB&ppid=pp_39

Murcia, M. (2012). Análisis del impacto ambiental y del desarrollo humano y social, producto del procesamiento de la caña panelera en las veredas Salen, Ídolos y Betania del municipio de Isnos departamento del Huila. Disponible en http://ridum.umanizales.edu.co:8080/xmlui/bitstream/handle/6789/372/402_Murcia_Soto_Mauricio_2012.pdf?sequence=1

Ortega, Ramón y Rodríguez, Ignacio. Manual de Gestión del Medio Ambiente. Fundación Mapfre. Madrid, 1.997.

Suárez Silva, I. (2016). Fundamentación Logística. Colombia: Recuperado de: http://repository.unad.edu.co/bitstream/10596/8514/1/Fundamentacion_Logistica.pdf

Suarez Silva, I. (29, 11,2016). Gestión de Aprovisionamiento. [Archivo de video]. Recuperado de: http://hdl.handle.net/10596/9419